3.5 Bedrijfsvoering

Provincie als voorbeeld  
De provincie stelt hoge eisen aan inwoners, gemeenten en bedrijven. Dit kan niet zonder zelf het goede voorbeeld te geven. Daarom werken wij continu aan het in kaart brengen én verminderen van onze CO ₂ -uitstoot en energieverbruik. We verduurzamen onze inkoop en onderzoeken hoe we meer duurzame energie kunnen opwekken. Daarnaast werken we aan het verhogen van de afvalscheidingsgraad, het verbeteren van de kwaliteit van gescheiden afvalstromen en het terugdringen van de hoeveelheid (kantoor)afval. Na het akkoord van Provinciale Staten in december 2025 is verder gewerkt aan het technisch ontwerp voor de integrale verbouwing van het provinciehuis. Naar verwachting zal in 2027 de uitvoering starten van de Renovatie en Verduurzaming van het Huis voor de Provincie. Het duurzaamheidsverslag van de eigen organisatie wordt jaarlijks ter informatie gedeeld met Provinciale Staten, als onderdeel van de statenbrief Voortgangsrapportage uitvoering De Utrechtse Klimaataanpak. 

Opvang van Oekraïense ontheemden  
Vanaf 2022 vangen we in het provinciehuis Oekraïense ontheemden op. Momenteel zijn twee verdiepingen ingericht als noodopvanglocatie met ongeveer tweehonderd bedden. Vanwege de verduurzaming en renovatie van het pand is er gekeken naar een ander onderkomen. Inmiddels heeft de provincie Utrecht besloten dat er een noodopvang - vanaf juli 2027 - in de tuin zal faciliteren. Deze tijdelijke woonruimtes blijven hooguit vijf jaar staan en bieden plek aan maximaal tweehonderd mensen. 
 
Mens & Organisatie: de medewerkers en de organisatie zijn duurzaam inzetbaar en zijn blijvend in ontwikkeling  
Wij zijn een wendbare, inclusieve en toekomstbestendige organisatie door ervoor te zorgen dat medewerkers duurzaam inzetbaar zijn en zich blijvend ontwikkelen. Dit om steeds van meerwaarde te zijn bij het realiseren van onze provinciale opgaven. We hebben daarom onder meer aandacht voor de processen rondom instroom en het behouden van talent en geven prioriteit aan onze HR-basisdienstverlening. We hebben aandacht voor leren, arbeidsmobiliteit (doorstroom en uitstroom), kennisborging en het bevorderen van gezond en veilig werken waar iedereen zich binnen onze inclusieve organisatie thuis voelt. In de context van individualisering is een belangrijk tegenwicht het onderdeel zijn van een organisatie waarin aandacht, zorg en verbinding is voor mensen onder elkaar. We volgen maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen en vertalen deze naar HR-beleid en bijbehorende dienstverlening. Ook als het gaat om bijvoorbeeld nieuwe wetgeving. Vanuit een strategisch adviserende en faciliterende rol versterken we continu onze dienstverlening, met bijzondere aandacht voor een sterke eerstelijns dienstverlening, zodat de organisatie ook in de toekomst effectief kan inspelen op veranderende opgaven.  

In de huidige arbeidsmarkt blijft het een uitdaging om de juiste medewerkers te vinden voor sommige posities binnen de provincie. Enerzijds komt dit door bijvoorbeeld de huidige economie van Nederland en anderzijds komt dit door de vergrijzing en de uitstroom door pensioen. Om de continuïteit in het realiseren van onze opgaven te borgen, verkennen we de komende jaren onder meer of we arbeidsmarktcommunicatie meer willen versterken om zodoende als een sterk werkgeversmerk naar buiten te blijven treden. We werken aan leiderschap binnen de organisatie en integrale sturing op opdrachten waarbij we aandacht hebben voor mens en team en het sturen vanuit de methodiek opdrachtgever- en opdrachtnemerschap.  

Met oog voor motie M24-116 ‘Meer werknemers uit het Doelgroepregister Banenafspraak’ is sinds mei 2026 een start gemaakt met de uitvoering van het plan van aanpak om te investeren in duurzame banen, ook voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In lijn met de motie M24-101 'Grip op personeelskosten en inhuur' zetten we in op duurzaam verbinden. Structureel werk vervullen we zoveel mogelijk met vaste medewerkers (Personeelskosten en Inhuur ). 

Overheadsystematiek voor groei, krimp en toerekening
Bij de Kadernota 2027 wordt de nieuwe overheadsystematiek voor het eerst toegepast. Dit houdt in dat de overhead, die voor 2027 is bepaald op € 38.500 per fte, meebeweegt met de formatieve omvang van de organisatie. Dit geldt voor 2027 zowel bij groei als krimp van het aantal fte’s. De inzet van deze middelen is in deze begroting verwerkt.
De middelen die vanwege de overheadssystematiek beschikbaar worden gesteld, zijn verwerkt in het overzicht overhead van de programmabegroting 2027. Komende vier jaar zal door de vastgestelde voorstellen de bijdrage aan overhead in totaal €21.267.400 bedragen. Dit hoge bedrag komt vooral doordat dit jaar veel fte's zijn toegevoegd vanwege de plannen rond het Landelijk Gebied.
De commissie BBV heeft in 2023 de notitie overhead geactualiseerd. De uitwerking daarvan is in deze programmabegroting uitgewerkt. De belangrijkste wijzigingen zijn:

• In de begroting worden Juridische Zaken en Communicatie, die zich kwalificeren als overhead van programma 10 Bestuur, financieel verantwoord in het Overzicht Overhead. De inhoudelijke verantwoording wordt conform de huidige werkwijze in programma 10 Bestuur opgenomen.
• In de begroting wordt de inhoudelijke verantwoording van bedrijfsvoering opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering gebaseerd op de verschillende ketens met een verwijzing voor de financiën naar het overzicht overhead;
• Er wordt in de documenten van de P&C-cyclus niet langer gesproken over ‘programma 11 Overzicht Overhead’ maar over het vanuit het BBV verplicht gestelde ‘Overzicht Overhead’;
• In het Overzicht Overhead wordt meer financieel inzicht verstrekt over de onderverdeling van de overhead die zoveel mogelijk aansluit bij de organisatiestructuur.

Arbeidscapaciteit  
In deze subparagraaf hebben we de bedragen voor de arbeidskosten programma en totaalniveau voor het jaar 2027 begroot. Dit op basis van een nieuwe systematiek van het toerekenen van deze kosten. Dit is onder andere gebaseerd op de ambities uit het coalitieakkoord om de uitvoeringskosten meer ten laste van de programmabudgetten te laten drukken.

 Onderstaand wordt nader ingegaan op de benodigde arbeidskosten, bestaande uit:

1. Loonkosten voor de formatie van de provincie Utrecht zijn voor de begroting 2027 € 152,8 miljoen; (2026 € 130 miljoen)
2. Loonkosten voor tijdelijke formatie van de provincie Utrecht gedekt uit tijdelijk budget zijn voor de begroting 2027 € 10,3 miljoen; (2026 € 7 miljoen)
3. Kosten voor de inhuur van externen zijn voor de begroting 2027 € 29 miljoen; (2026 € 42 miljoen).

Informatievoorziening: We werken aan ons fundament en spelen in op nieuwe en maatschappelijke ontwikkelingen 
In 2025 heeft Provinciale Staten de “Visie op informatievoorziening digitalisering” vastgesteld. Hier zal in 2027 verder invulling aangegeven worden, onder andere door de afronding van de implementatie van een toekomstbestendig ICT fundament; met moderne digitale werkplekken.  
Met behulp van een datastrategie en met gebruik van ons datafundament willen we het werken met data makkelijker maken, zodat er beter grip, inzicht en synergie komt tussen de opgaven. Een ander blijvend belangrijk onderwerp is het verder onderzoeken waar AI veilig en ethisch verantwoord ingezet kan worden en gebruikt kan worden voor het verbeteren van werkprocessen.  
De voorbereidingen uit 2026 voor een verbeterde digitale dienstverlening zetten we in 2027 voort. We hebben dan een werkend subsidieportaal voor alle aanvragers en bereiden onze digitale diensten verder uit. 
Naar aanleiding van de aanbevelingen van de provinciearchivaris en de functionaris gegevensbescherming, zal ook de komende jaren een inspanning worden geleverd op het archief. Daarbij gaat het om overdracht van nog te bewerken archieven naar onze archiefbewaarplaats (HUA) en vernietiging van een deel van die archieven om aan de wettelijke verplichting te kunnen voldoen. Ook de I-governance krijgt in 2027 weer een verdere doorontwikkeling in lijn met de aanbevelingen. 
Tot slot zullen wij in 2027 onze positie bepalen op het gebied van digitale soevereiniteit en autonomie.  

Concerncontrol - De beheersing van de organisatie door het management en het bestuur is optimaal
We adviseren de ambtelijke organisatie, het College (GS) en Provinciale Staten (PS) op het gebied van governance, risico’s en compliance. We gaan door met de verdere ontwikkeling van het  risicogestuurd werken. Hierdoor maken we als organisatie een verdere stap op het gebied van risicobewustzijn en risicoleiderschap. We ondersteunen het management door de implementatie van aanbevelingen van de accountant en de Randstedelijke Rekenkamer te monitoren. Verder voeren we een aantal onderzoeken uit, waaronder een onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur en toetsen we de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle.

Financiën 
In 2027 ontwikkelen we de P&C-cyclus door naar een efficiënt en effectief werkende cyclus ten behoeve van beheersing en sturing van de organisatie. Daarnaast worden financiële beleidsstukken herijkt waar nodig.  

Indicatoren